Åh nej.. Nu har bestyrelsen lavet flere ændringer. Der kommer endnu et nyt IT-system og jeg havde lige lært det gamle. Der er så mange forandringer jeg ikke kan følge med..
Forandringer på arbejdspladsen kan være en udfordrende proces. De kan føre til betydelig frustration blandt medarbejderne og potentielt mindske deres motivation. Vi lever i en digital tidsalder, hvor mange virksomheder integrerer forskellige teknologiske værktøjer i deres daglige drift. Dette kan virke overvældende for den almindelige medarbejder, da der er meget at holde styr på.
Men er virksomhedens bestyrelse/ledelse egentlig opmærksom på dette? Det er ofte tilfældet, at de i ledelsespositioner, som træffer beslutninger om de gennemgribende ændringer i virksomheden, ikke nødvendigvis tager tilstrækkeligt hensyn til, hvordan medarbejderne vil reagere på disse ændringer. Det er værd at bemærke, at større ændringer, der kræver oplæring af medarbejderne, kan resultere i betydelige omkostninger for virksomheden. Derfor er det vigtigt at håndtere disse forandringer på den rette måde, især når det kommer til kommunikation. Medarbejderne skal have en forståelse for formålet bag ændringerne.
Lad os se på nedenstående eksempel:
Nu skal vi have det her superlækre IT-system, som kan gøre alle vores digitale processer automatiseret og vi kan få det bedste ud af vores data!
Ja.. Men vi sælger jo cykler, bildele eller kuglepenne, og vores produkt er ikke digitalt, selvom hele virksomheden er på vej til at blive det. For mange medarbejdere kan digitaliseringen virke som en ret kompleks proces. Lad os tage Poul som et eksempel. Poul går på pension om to år, og han har arbejdet i årtier, før den digitale tidsalder for alvor begyndte. Alt dette kommer ikke naturligt for Poul, og han kan have svært ved at følge med i alle de forandringer, der sker i virksomheden. Hvis vi ikke kommunikerer de rette informationer omkring forandringerne, kan det resultere i, at Poul mister motivationen og måske endda udviser en modstræbende holdning. Derfor er det vigtigt at få Poul til at se det positive ved disse systemer. Hvordan kan dataen bruges, og hvordan kan den hjælpe Poul? Det hele handler om at skabe en fælles forståelse og en positiv indstilling.
Så hvordan ville en sådan sag se ud med Poul? Processen begynder naturligvis med, at ledelsen i virksomheden annoncerer en kommende ændring. I dette tilfælde kan ændringen være implementeringen af SuperOffice som et nyt CRM-system. Selvom virksomheden for nylig har fået et nyt CRM-system i løbet af det sidste år, er det nu besluttet at prøve et nyt, fordi det angiveligt skulle være bedre. Hvorfor det nye system skulle være bedre, er noget, som Poul ikke har fået at vide. Men det er ikke tilstrækkeligt blot at fortælle Poul, hvorfor det nye system er bedre; han skal også se det i praksis. Poul er ikke nødvendigvis den mest teknologiske kyndige person, så hans usikkerhed kan også stamme fra frygten for at bruge systemet. Processen for forandringskommunikation i denne sag opdeles derfor i tre faser:
Indledende kommunikationsproces: Først skal Poul informeres om ændringerne i virksomheden og virksomhedens vision med at implementere SuperOffice som det nye CRM-system. Det er afgørende at opbygge tillid til Poul, så han føler sig motiveret til at bruge systemet. Medarbejdere værdsætter at blive inddraget, og det er ledelsens ansvar at sikre, at medarbejderne ikke føler sig overset eller negligeret.
Oplæringsproces: Poul skal have den nødvendige træning for at føle sig tryg ved at bruge SuperOffice. Det er ikke usædvanligt, at medarbejdere forsøger at finde ligheder med det tidligere anvendte system eller ønsker, at det nye system ligner det gamle mere. Det er vigtigt at kommunikere på en forståelig måde, hvorfor det nye system måske ikke ligner det gamle. Da medarbejdere lærer på forskellige måder, er det vigtigt at tage højde for, at nogle, som for eksempel Poul, kan have svært ved teknologi. Træningen kan tilpasses på forskellige måder, såsom at lære medarbejdere op til systemet, så de kan videreformidle information til deres kolleger, eller medarbejderne kan få træning direkte fra undervisere, såsom hos DoWEB.
Supportproces: Forandringen er ikke afsluttet efter træningsfasen. Når medarbejderne har lært at bruge SuperOffice, kan der stadig opstå situationer, hvor de glemmer funktioner, har nye ønsker eller oplever uventede problemer. Derfor skal Poul være sikker på, at han altid har adgang til hjælp og support. Nogle medarbejdere har mere brug for støtte med systemer end andre, og det er vigtigt at sikre, at de får den nødvendige assistance. De har ikke valgt at implementere ændringerne i virksomheden, så det er vigtigt at give dem den hjælp, de har brug for. Tæt knyttet til træningsprocessen er det også almindeligt, at medarbejdere ikke bruger systemet korrekt, hvis de ikke får den nødvendige support. Ved DoWEB er det en vigtig del af vores arbejde at kommunikere med vores kunder om fordelene ved integrationer eller løsninger. Vi tror på, at det samme gælder for medarbejderne. Hvis det kan virke overvældende at skulle lære et nyt IT-system eller forbedre datapolitikken, er det rart at vide, at græsset er grønnere på den anden side. Kommunikationen til medarbejderne spiller en afgørende rolle for deres motivation. Der er intet vigtigere end motiverede medarbejdere. Dette er en essentiel del af vores arbejdskultur, hvor vi løbende holder medarbejderne informeret om de ændringer, der sker, og hvorfor de sker. Forandringer forekommer naturligvis altid i virksomheder. Ofte er det med det formål at forbedre og styrke virksomheden. Det er dog vigtigt at huske at kommunikere formålet bag ændringerne til medarbejderne, give dem den nødvendige oplæring hjælp, for at få en vellykket forandringsproces.
