Efter at have drevet DoWEB ApS på fuld tid i lidt over tre år, har jeg hver måned viet tid til manuel fakturering. Det er en opgave, der kan beskrives som tidskrævende og monoton, især når man tænker på, at vores kerneopgave netop er at hjælpe kunder med at optimere og automatisere trælse arbejdsgange. Ironien har altid været klar for mig, men som det ofte sker i den travle hverdag, var det en opgave, der konstant blev skubbet til side til fordel for kundeprojekter.
Faktureringsprocessen har hver måned stjålet mellem en til to timer fra min tid, afhængig af antallet af fakturaer, der skulle udstedes. Dette er tid, som kunne have været brugt på at fokusere på vores kunder, udvikle vores services eller blot få en velfortjent pause. Vores primære produkt er naturligvis konsulenttimer, som vi registrerer i SuperOffice som en aktivitet i kalenderen på hver kunde. Og når det kommer til fakturering, benytter vi Dinero som vores økonomisystem.
Lad mig give en kort oversigt over den manuelle proces, der hver måned har været min følgesvend:
1.
Jeg har oprettet et dynamisk udvalg, i SuperOffice, med navnet ”Service denne måned”, der indeholder alle fakturerbare aktiviteter, typisk for den forrige måned.
2.
Jeg eksporterer denne liste til Excel, hvor jeg beregner den endelige pris for hver linje, baseret på varigheden og en given faktor.
3.
Derefter opretter jeg et filter, så jeg for hver kunde kan lave en summeringslinje.
4.
Jeg printer en aktivitetsoversigt som PDF til hver kunde, og skriver det totale beløb i navnet på PDF-filen.
5.
Så åbner jeg Dinero, opretter en ny faktura, søger kunden frem, skriver ”Konsulentydelser” i produktfeltet, og uploader PDF-filen som bilag, hvorefter jeg udfylder den totale pris.
6.
Endelig sendes fakturaen til kunden, og jeg kan fortsætte med resten af fakturaerne.
Men med ankomsten af Kasper den 1. oktober, tænkte jeg, at nu var det tid til at tage fat på denne ineffektive proces. Det var tid til at bageren smagte sit eget brød! Så vi gik i gang med at automatisere denne proces.
De satte krav for automatiseringen var:
Skabe et overblik over ikke-fakturerede aktiviteter i kalenderen.
Skelne mellem kørselsaktiviteter og normale fakturerbare aktiviteter.
Overføre hver enkelt aktivitet som linje på en faktura.
Koble en kunde i SuperOffice op til en kunde i Dinero.
Oprette en ny kunde ud fra informationer i SuperOffice.
Oprette salg for hver kunde og konsulent i SuperOffice, så det er nemt at holde styr på pipeline.
Halvanden uge senere er automatiseringen nu på plads. Vi har udviklet en custom app, der interagerer med både SuperOffice og Dinero’s API.
Nu er processen blot:
- Login i SuperOffice og Dinero
- Tjek overblikket, ret eller ignorer eventuelle fejlregistreringer
- Forbind kunder i SuperOffice til kunder i Dinero - det huskes selvfølgelig når det er sat én gang.
- Valider oversigten, og tryk "Overfør" - der oprettes nu faktura kladder i Dinero, og salg i SuperOffice - helt automatisk!
- Gennemgå alle kladder i Dinero, og send til kunderne!
Nu kan vi med et enkelt klik køre faktureringen, hvorefter alle kladdefakturaer er klar til godkendelse i Dinero, og alle fakturerede aktiviteter er tilknyttet salg i SuperOffice. Det er en sejr for effektiviteten, og et tydeligt bevis på værdien i at tage sin egen medicin. Og det kostede blot 28-35 timer - så ROI for denne løsning er omkring 1,5 år med det nuværende tidsforbrug - Det potentielle tidsforbrug for fakturering ville sandsynligvis kun stige efterhånden som kundeporteføljen vokser, hvorfor ROI måske endda opnås endnu hurtigere.
Har du et lignende problem?
Ring til Dennis på 31 51 41 71
